Şirket ortaklarına ait payları, hisse devri gibi işlemleri kayıt altına almak için kullanılır. Resmî defterler arasında yer alan ortaklar pay defterinin amacını ve önemini şu şekilde sıralayabiliriz: Bu defter sayesinde pay sahiplerinin kimler olduğu ve bu kişilerin sermaye içerisindeki pay oranları açıkça yazılır.
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 562. maddesi uyarınca; pay defterinin mevcut olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi yahut saklanmaması hallerinde, sorumlular 300 günden az olmamak üzere adlî para cezasıyla cezalandırılırlar